01
Metodyki i ramy
- Requirements Matrix
- TCO Analysis (Total Cost of Ownership)
- Vendor Evaluation Framework
- Proof of Concept
Use Case Workshop
Wybór narzędzia po diagnozie
Use Case Workshop
Ile narzędzi w Twoim stosie kupiłeś po prezentacji sprzedawcy, a nie po weryfikacji, że rozwiązują konkretny, zmierzony problem?
Bez ulubionej technologii „na start” — dopasowanie po faktach. Najpierw macierz wymagań i kryteria, potem shortlista i ewentualny PoC, żeby decyzja opierała się o dane, nie o demo i sympatie.
02
Terminy, które muszą być zdefiniowane przed shortlistą
macierz wymagań · całkowity koszt posiadania · kryterium wyboru · ocena dostawcy · integracja z istniejącym przepływem
03
Głos interesariuszy, ale tabela punktów, nie „kto głośniej”
Wspólna macierz i waga kryteriów wygaszają spory: faworyt z działu X musi wygrać w tych samych kolumnach co narzędzie wskazane przez Y.
Czy ta sytuacja brzmi znajomo?
Jeśli rozpoznajesz co najmniej dwa poniższe sygnały, wybór narzędzia po diagnozie i kryteriach ograniczy prawdopodobieństwo kolejnej „migacji”, która kończy się tym, co było, tylko drożej.
- Trzy narzędzia robią to samo i żaden dział nie wie, które jest oficjalnym.
- Narzędzie kupione rok temu, licencja odnawiana, a użycie bliskie zera.
- Wybór narzędzia zablokowany, bo każdy interesariusz ma faworyta z innego powodu.
- Poprzednia migracja narzędzia kosztowała 3 miesiące i skończyła się powrotem do poprzedniego.
Jak pracujemy
-
Tydzień 1
Problem, przepływ, wymagania
Ustalamy, co trzeba rozwiązać i z czym nowe narzędzie musi współpracować. Rysujemy Requirements Matrix (must / nice / deal-breaker) i uzgadniamy ją z interesariuszami — zanim powstanie shortlista.
-
Tydzień 2–3
Shortlista, vendor evaluation, ewentualnie PoC
Porównujemy kandydatów w Vendor Evaluation Framework — pod tymi samymi kryteriami, z oceną ryzyk i, gdy to potrzebne, cienkim Proof of Concept, żeby nie kupić opakowania demo.
-
Tydzień 3–4
TCO, rekomendacja, decyzja
TCO na 3 lata: licencja, wdrożenie, szkolenia, migracja, utrzymanie. Jedna rekomendacja z tabelą i jasnym „dlaczego”, żeby zarząd mógł zatwierdzić w oparciu o liczby, nie o slajd vendora.
Co dostajesz na koniec
-
Macierz wymagań
Co narzędzie musi robić (must-have), co byłoby wartością dodaną (nice-to-have), czego nie może robić (deal-breaker). Uzgodniona przez wszystkich interesariuszy przed shortlistą.
-
Raport oceny z uzasadnieniem
Porównanie shortlisty w oparciu o kryteria, nie o wrażenie z dema. Każda ocena z uzasadnieniem.
-
Rekomendacja z TCO na 3 lata
Nie tylko cena licencji, ale koszt wdrożenia, szkoleń, migracji danych i utrzymania. Zarząd widzi realny koszt decyzji.
Pytania przed decyzją
Co jeśli mamy już faworyta?
Faworyci są w porządku jako punkt startowy. Zadaniem procesu jest zweryfikować, czy faworyt wygra w oparciu o kryteria, nie o sympatie.
Dla zespołów przed decyzją o narzędziu, gdzie więcej niż jedna osoba ma głos w wyborze
Jeśli decyzja się przeciąga, umów sesję definiowania kryteriów (przycisk poniżej).